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민원사무처리 규정

민원사무처리 규정

2019년 02월 11일 제정

2024년 02월 21일 개정

제 1 장  총   칙

제1조(목적) 이 규정은 평택시장애인체육회(이하 “본회”라 한다)의 민원사무를 친절․공정․정확히 처리하도록 하여 평택시민 생활의 편익을 도모함을 목적으로 한다.

제2조(정의) ① 이 규정에서 “민원인”이라 함은 본회에 대하여 특정한 행위를 요구하는 자연인 또는 단체를 말한다. 다만, 다음 각 호의 어느 하나에 해당하는 경우에는 그 요구자를 민원인으로 보지 아니한다.

1. 행정기관 또는 공법인이 본회에 특정한 행위를 요구하는 경우

2. 본회와 사법상의 계약관계에 있는 자가 사법적 효과를 얻기 위하여 본회에 특정한 행위를 요구하는 경우

3. 성명, 주소 등의 분명하지 아니한 자가 본회에 특정한 행위를 요구하는 경우

② 이 규정에서 “민원사무”라 함은 민원인이 본회에 제출하는 다음사항(이하 “민원사항”이라 한다)에 관한 사무를 말한다.

1. 이의신청 및 진정

2. 건의 및 질의

3. 기타 본회의 특정한 행위를 요구하는 의사표시

③ 이 규정에서 “민원소통담당관”이라 함은 사무처 민원업무를 총괄하는 부서의 장인 팀장이 되며 민원업무의 효율적 수행을 위하여 “분임민원소통담당관”을 둘 수 있다.

(2024.2.21.개정)

제3조(적용의 범위) 본회의 경기단체 및 읍·면(동)지부의 민원사무는 이 규정이 정하는 바에 의하여 처리하여야 한다.

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제 2 장  민원서류의 접수

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제4조(민원서류의 접수) ① 민원사항에 관한 서류(이하“민원서류”라 한다)는 사무국에서 접수한다.(2024.2.21.개정)

② 정당한 사유 없이 민원서류의 접수를 보류하거나 거부할 수 없으며 고의로 접수시간을 지연시키거나 접수된 민원서류를 부당하게 되돌려 보내서는 아니 된다.(2024.2.21.일부삭제)

③ 접수된 민원서류 및 컴퓨터 통신민원은 민원내용에 따라 분류 후 다른 문서에 우선하여 민원소통담당관에게 즉시 이송하여야 한다. (2024.2.21.일부삭제)

④ 민원소통담당관과 처리부서에서 민원서류를 접수하였을 때에는 이 규정에 정하는 바에 따라 신속하게 처리하여야 한다.

제5조(구술 또는 전화, 컴퓨터 통신에 의한 접수처리) 민원인의 의사표시를 문서로 제출할 필요가 없는 민원사항은 구술 또는 전화, 컴퓨터 통신으로 등으로 종결 처리할 수 있다. 단 이 경우에도 민원처리 대장에 기재하고 민원소통담당관에게 보고하여야 한다.

제6조(민원처리대장) ① 민원에 관한 서류의 접수는 별지 제1호의 민원접수대장 또는 전자적 형태 등에 의한다.

② 민원처리가 완료되는 즉시 별지 2호의 민원처리대장을 작성하여 전자적 형태 등으로 별도 처리철 하여 비치하여야 한다. (2024.2.21.일부삭제)

제 3 장  민원서류의 보완 및 이송

제7조(서류의 보완 등) ① 처리부서에서 접수한 민원서류에 흠이 있다고 인정한 때에는 접수한 때로부터 보완 또는 보전에 필요한 상당한 기간을 정하여 민원인에게 구술, 또는 전화로 보정을 요구하여야 한다.

② 다른 기관을 거쳐 접수된 민원서류가 보완 또는 보정을 요할 경우에는 그  기관을 거치지 않고 민원인에게 직접 보완 또는 보정을 요구할 수 있다.

③ 민원인이 제1항의 기간 내에 민원서류의 보완 또는 보정을 하지 아니한 때에는 다시 보완 또는 보정을 요구하여야 한다. 이 경우 보완 또는 보정의 기간은 7일로 하되, 민원이 국외에 거주하는 경우에는 그 거주지에 송달되고 보완 또는 보정되어 국내에 도달될 상당한 기간을 고려하여 그 기간을 정하여야 한다.

④ 민원인이 제3항의 정한 기간 내에 민원서류의 보완 또는 보정을 하지 아니한 때에는 그 이유를 명시하여 되돌려 보낼 수 있다.

⑤ 민원인의 주소가 분명하지 아니하여 보완 또는 보정의 요구가 2회에 걸쳐 반송된 때에는 이를 취하한 것으로 볼 수 있다.

제8조(다수인 관련 민원의 관리) ① 민원소통담당관은 5인 이상의 연명으로 제출하는 민원(이하“다수인 관련 민원”이라 한다)이 발생할 경우에는 신속, 공정하게 해결될 수 있도록 조치하여야 한다.

제9조(서류의 이송) ① 본회 소관이 아닌 민원서류를 접수한 때에는 접수한 때로부터 8 근무시간이내에 소관기관으로 이를 이송하여야 한다.

제 4 장  민원사항의 처리

제10조(민원서류의 표시) 민원서류를 기안하거나 시행할 때에는 그 기안지 또는 시행문 왼쪽 윗부분에 민원서류임을 표시하는 내용을 기재하여야 한다.

제11조(민원사항의 처리) ① 민원사항은 업무를 우선하여 이를 처리하여야 하며, 그 처리기간이 남아있음을 이유로 그 처리를 지연시켜서는 아니 된다.

② 동일한 민원인이 동일한 내용의 민원서류를 정당한 사유 없이 3회 이상 반복하여 제출한 경우에 2회 이상 처리결과를 통지하고 그 후 접수되는 서류에 대하여 사무국장의 결재를 받아 이를 종결 처리할 수 있다.

제12조(처리기간 및 계산) ① 민원사무의 처리기간은 7일로 한다.

② 민원사무의 처리기간은 “일”단위로 계산하고 첫날을 포함하되, 공휴일은 포함하지 아니한다.

제13조(처리기간에 포함하지 아니하는 기간) 다음 각 호의 어느 하나에 해당하는 기간은 이를 민원사무의 처리기간에 포함하지 아니한다.

1. 보안상 필요한 조치에 소요되는 기간

2. 민원서류의 보완 또는 보정에 소요되는 기간(보완 또는 보정을 위하여 민원서류를 민원인에게 발송한 날과 보완 또는 보정되어 도달한 날을 포함한다)

3. 접수․경유 및 처리하는 기관이 각각 상당히 떨어져 있는 경우 민원서류의 이송에 소요되는 기간

4. 본회의 총회․이사회 및 위원회의 동의가 필요한 민원사무로써 그에 따른 소집 및 심의에 소요되는 기간

5. 본회의 예산사정으로 인하여 처리가 지연되는 기간

6. 연구실험․검사 및 고도의 전문적인 기술검토에 소요되는 기간

7. 외국기관 및 재외공간에의 조회에 소요되는 기간

8. 가격조사, 수요조사, 원가계산, 감정실시 등에 소요되는 기간

9. 시험 또는 신체검사에 소요되는 기간

10. 민원인의 불출석 등 처리단계에 있어 민원인의 귀책사유로 인하여 지연되는 기간

제14조(처리기간의 연장) ① 부득이한 사유로 인하여 처리기간 내에 민원서류를 처리하기 곤란하다고 인정하는 경우에는 소정의 처리기간의 범위 안에서 1회에 한하여 그 처리기간을 연장할 수 있다.

② 제1항의 규정에 의하여 처리기간을 연장한 때와 제13조 제4호 내지 제10호에 따라 처리가 지연되는 경우에는 연장사유와 처리예정기한을 지체 없이 민원인에게 통지하여야 한다.

제15조(기관간의 협조) ① 민원사항을 처리함에 있어서 다른 기관의 협조를 필요로 하는 경우에는 처리기간을 명시하여야 하며, 협조를 요청받은 기관(이하“협조기관”이라 한다)은 본회가 정한 처리기간 내에 이를 처리하여야 한다.

② 협조기관이 제1항의 규정에 의한 처리기간 내에 민원서류를 처리할 수 없을 때에는 그 처리기간의 범위 안에서 1회에 한하여 처리기간을 연장할 수 있다.

③ 협조기관이 제2항의 규정에 의하여 처리기간을 연장하고자할 경우에는 제1항의 규정에 의한 처리기간이 만료되기 전에 그 연장사유, 진행사항 및 회신 예정일 등을 본회에 통보하여야 한다.

④ 본회가 다른 기관으로부터 민원서류 처리의 협조를 요청받은 때에는 그 기관이 정한 기간 내에 이를 처리하여야 하며, 그 기간 내에 처리할 수 없을 경우에는 그 처리기간의 범위 안에서 1회에 한하여 처리기간을 연장할 수 있다. 처리기간을 연장하고자 할 경우에는 처리기간이 만료되기 전에 그 연장사유, 진행상황 및 회신 예정일 등을 협조로 요청한 기관에 통보하여야 한다.

제16조(처리진행상황의 통지) 두 기관이 관련되는 민원사항으로서 이를 주된 기관이 일원화하여 처리하는 경우와 처리기간이 30일 이상 소요되는 민원사항에 대하여는 민원인의 요청이 있거나, 처리진행 상황을 통지할 필요가 있다고 판단될 때에는 민원인에게 그 처리진행 상황을 통지하여야 한다.

제17조(처리결과의 통지) ① 처리결과의 통지를 필요로 하는 민원사항의 처리를 완결한 때에는 그 결과를 즉시 민원인에게 통지하여야 한다.

② 민원인의 부당한 요구에 대하여는 이를 거부하거나, 민원사항의 실현이 불가능하다고 인정한 때에는 그 사유를 구체적으로 명시하여 민원인에게 통지하여야 한다. 이 경우 대안이 있을 때에는 그 대안을 제시하여 함께 통지하여야 한다.

제18조(정보보호) 본회는 민원사무처리와 관련하여 알게 된 민원사항의 내용과 민원인의 신상정보 등을 누설하여 민원인의 권익을 침해하지 않도록 노력하여야 한다.

제19조(처리상황의 확인 및 제출) 민원소통담당관은 민원처리 상황을 매월 1회 이상 확인하여야 하며, 조치사항을 사무국장에게 보고 하여야 한다.

제20조(위반사항에 대한 조치) 민원소통담당관은 민원서류처분 상황을 확인한 결과 중대한 규정위반 발견되었을 경우에는 담당 직원 및 그 감독자의 징계조치를 요구할 수 있다.

제21조(기타사항) 이 규정에서 규정하지 아니한 민원사무의 처리에 대하여는 「민원사무처리에 관한 법률」및 관련 규정을 준용한다.

부   칙 (2019. 02. 11. 제정)

1. (시행일) 이 규정은 이사회에서 의결한 날로부터 시행한다.

[별표 1]

민원접수대장

접수번호
접수일자
접수자
민원인	(인)	연락처
주소
내용
회신요청방법
기타

개인정보 활용 동의 유무		○ 수집목적 : 민원사무처리에 한함 ○ 수집범위 : 성명, 연락처, 주소 ○ 보유기간 : 동의일로부터 5년 ○ 제3자활용 : 없음 ○ 비동의 할 경우 민원처리에 제약이 있을 수 있습니다.
동의	비동의

[별표 2]

민원처리대장

접수번호		민원인	성명
			연락처
접수일자
			주소
처리부서 (담당자)		처리기간
종 류		회신월일
건 명
내 용
기타사항

[별표 3]

□ 민원 처리의 흐름도

민원발생	▶	○ 해당부서에서 협조문으로 첨부 양식 등을 활용하여 기획지원과(민원소통담당관)로 즉시 보고(해당부서장 전결)
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기획지원과 접수	▶	○ 1일 이내 접수 완료(민원요지를 상세하게 민원접수대장 작성) ○ 분임민원소통담당관은 해당 문서를 접수 → 민원소통담당관 보고
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관련부서통보	▶	○ 통보 1일 이내 답변 청취 및 1차 답변서 제출 요구 ○ 분임민원소통담당관은 해당 답변서 검토 후 → 민원소통담당관 보고
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관련부서 회신	▶	○ 관계 부서 답변서 후 2일 이내 민원소통담당관 회신
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민원소통담당관검토 (민원의 보완)	▶	○ 민원인 및 답변 서류 보완 필요성 판단이 될 경우, 민원인 및 해당부서에게 보완자료 서면요구 또는 대면, 전화 상담 ○ (서류 보완 기간은 민원인에게 회신 하여야 하는 7일에 삽입하지 않음)
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기획지원과 검토	▶	○ 관계 부서로부터 문서 접수 후 2일 이내 검토
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민원인 회신	▶	○ 특이 사항이 없을 경우 민원 접수부터 7일 이내 회신 완료 ○ 민원소통담당관은 민원인의 처리에 대한 만족도 조사를 할 수 있다.
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대장 등록	▶	○ 관련서류 일체 등을 포함해 기획지원과 민원대장 등록(붙임2 양식) ○ (전자적 보관을 우선으로 함 ※전자문서 양식 등록 완료)